Os benefícios da comunicação na prestação de serviços contábeis para as organizações

Comunicar começa com ouvir”: você sabe escutar?


Pois bem. Cada vez mais a comunicação vem se tornando um processo indispensável em diversos contextos, exigindo de todos o desenvolvimento de habilidades voltadas para o aprimoramento das interações humanas com cooperação e escuta ativa. E isso impacta no alcance de objetivos comuns.


Como foco para análise e considerações que possam gerar insights aos leitores, destacamos a comunicação organizacional (interna) e, principalmente, a comunicação entre parceiros de negócios, clientes e fornecedores de serviços, a exemplo das relações profissionais por empresas-clientes e contabilidade.


Vale ressaltar os benefícios da comunicação interna em organizações e em relação de negócios, por se tratar de um meio essencial para o alinhamento de objetivos e metas que impactam pessoas e negócios. E para reforçar esse argumento, compartilhamos ensinamentos do mestre Chiavenato (Idalberto), sobre como melhorar a comunicação organizacional (interna), aplicando-se também às relações entre pessoas jurídicas.


Segundo Chiavenato, o processo de comunicação eficiente e eficaz precisa harmonizar ações do comunicador (emissor da mensagem) e do receptor (o destinatário da mensagem), com codificação e decodificação adequadas das mensagens, utilização de canal apropriado para veiculação do que se quer informar/comunicar, havendo, ainda, a necessidade de feedback e análise de ruídos (mensagens distorcidas, alteradas).


E como aprimoramento à comunicação de líder para liderado, sugere em primeiro lugar, que a informação a ser transmitida deve ser melhorada; e em segundo lugar, que o líder deve procurar compreender o que as outras pessoas estão tentando lhe comunicar. Esse líder “precisa esforçar-se não somente para ser compreendido, mas também para compreender os outros”. E lista algumas técnicas que podem melhorar a eficácia da comunicação, a seguir reproduzidas.


“Acompanhamento: trata de verificar se o significado da mensagem foi realmente captado. Como o significado está na mente do destinatário, o emissor deverá saber se é o mesmo significado que tentou transmitir.


Retroação: envolve a abertura de um canal para a resposta do destinatário, que permite ao emissor determinar se a mensagem foi recebida e se produziu a resposta desejada.


Empatia: a capacidade que temos de nos colocar no lugar de outra pessoa e assumir seus pontos de vista e suas emoções. A empatia exige que os comunicadores se coloquem figurativamente no lugar dos destinatários para perceberem como a mensagem será provavelmente decodificada.


Repetição: a repetição ou redundância na comunicação assegura que se uma mensagem não for compreendida, haverá outras partes que transmitirão a mesma mensagem.


Simplificação da linguagem: A comunicação eficaz exige a transmissão de entendimento e de informação (de forma simples e clara). O comunicador precisa codificar as mensagens em palavras, apelos e símbolos que tenham significado para o destinatário.


Escutar bem: o comunicador deve procurar ser bem entendido e da mesma forma entender bem. E isso exige saber escutar, ouvir as pessoas com atenção (é preciso que se ouça compreendendo e não se distraindo no momento da escuta). Em caso de dúvidas, fazer perguntas, esclarecer.


Encorajar a confiança mútua: uma atmosfera amigável e um clima de confiança permite melhor acompanhamento e maior compreensão.


Criar oportunidades: criar eventos especiais entre outras estratégias de comunicação, utilizando canais apropriados, a exemplo de reuniões, para compartilhar informações e mudanças importantes que exigem cuidados em sua transmissão.”


Cabe, ainda, destacar, que a informação contábil e financeira faz parte das comunicações ascendentes (mensagens que fluem do nível mais baixo para os níveis mais elevados da hierarquia, do operacional para a média e alta liderança, dependendo de cada caso).


Desta forma, assuntos relacionados com custos, recebimento de contas, volume de vendas, lucros projetados, retorno sobre o investimento e outros assuntos de interesse do negócio devem ser comunicados com responsabilidade e clareza, seguindo as técnicas de comunicação eficaz.


Seguramente que uma comunicação bem conectada, promovendo interação entre líderes e liderados e os pares de uma mesma organização gera impacto positivo na gestão e execução das rotinas.


Assim, podemos exemplificar a importância de um processo de comunicação articulado, com clareza e entendimento entre a equipe da contabilidade, do financeiro, da controladoria, do RH/DP, como também do jurídico, intercambiando dados e informações importantes para as finalidades de cada área de negócio, cujos objetivos e metas são de interesse comum a todos os envolvidos. É certo o valor agregado aos negócios.


Importa lembrar que, com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), a comunicação organizacional (interna) entre áreas passou a requerer mais sintonia fina e colaborativa, no intuito de assegurar conformidade ao negócio. Merece atenção o cumprimento às exigências legais em relação à proteção de dados pessoais, referente ao estabelecimento de critérios para definir quais dados podem ser compartilhados entre áreas de negócio e entre pessoas jurídicas (controlador/operador)!


Essa mesma lógica de eficácia no processo de comunicação deve ser replicada para relações entre as áreas de negócio da organização e os serviços terceirizados de contabilidade. O desafio é ainda maior, mas a comunicação fluida é obtida pelo interesse e compromisso das empresas contábeis em atuar como parceiras dos negócios, criando um ambiente de boa sinergia com clientes. Igualmente, deve ser praticada a prudência na questão da LGPD, no que concerne ao compartilhamento de dados.


Ainda como recomendação, o profissional da contabilidade precisa incluir em seus serviços a importância de aprofundar conhecimento sobre a razão de ser das organizações que demandam serviços contábeis, investindo em análise das operações dos clientes para a entrega de valor.


E, por fim, para agregar qualidade à comunicação, com clareza, praticidade e segurança, vale averiguar soluções digitais que propiciem integração das informações, desde que atendam às exigências da LGPD. Demais disso, uma boa interação com a equipe do cliente promove uma comunicação eficaz facilitando relacionamentos. Saber escutar faz toda a diferença. Melhor para as empresas, melhor para os negócios.


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